Drie parallelle budgetscenario's beheren bleek onwerkbaar

We lazen overal over scenarioplanning: maak een optimistisch, realistisch en pessimistisch budget. Dat geeft flexibiliteit en voorbereid zijn op verschillende situaties. Klinkt verstandig. In de praktijk werd het een administratieve nachtmerrie.

Het opstellen kostte driemaal zoveel tijd. Logisch, want we maakten effectief drie budgetten. Maar het echte probleem ontstond tijdens het jaar. Welk scenario volgden we nu? In januari leek het optimistische scenario te kloppen, in maart het pessimistische, in mei weer het realistische. Elke maand discussie over welke versie leidend was.

Afdelingshoofden wisten niet meer waar ze aan toe waren. Mochten ze investeren volgens het optimistische scenario of moesten ze bezuinigen volgens het pessimistische? De finance-afdeling produceerde rapportages tegen alle drie de scenarios, wat leidde tot rapporten van vijftien pagina's die niemand meer las.

Terugkeer naar één budget met bandbreedte

Na zes maanden gooiden we het om. We maakten één realistisch budget met duidelijke bandbreedtes per kostenpost. Bijvoorbeeld: marketingbudget is zeventigduizend euro, met een toegestane afwijking van twintig procent omhoog of omlaag afhankelijk van omzetontwikkeling. Simpele triggers die bepaalden wanneer we bijstuurden.

Dit werkte veel beter. Managers hadden helderheid, finance kon rapporteren tegen één referentie, en we behielden toch flexibiliteit. Soms is minder echt meer.